Randevu Onay Mesajı Örnekleri: 18 Hazır Şablon

Müşteriniz randevu oluşturduktan sonra “İşlem tamamlandı mı?” diye düşünmemelidir. Net bir onay mesajı; randevunun durumunu, tarihini ve sonraki adımı birkaç saniye içinde gösterir. Bu rehberdeki randevu onay mesajı örnekleri, farklı işletme ve randevu türlerine göre doğrudan uyarlanabilir.

Köşeli parantez içindeki alanları kendi bilgilerinizle değiştirerek 18 şablonu kullanabilirsiniz. Mesajları otomasyona almadan önce onay, talep ve hatırlatma kavramlarını doğru ayırmanız gerekir.

İçindekiler

• Randevu onayı, talep ve hatırlatma arasındaki fark
• Onay mesajında hangi bilgiler bulunmalı?
• Yeni randevu onay mesajları
• Katılım teyidi isteyen mesajlar
• Online ve yüz yüze randevu onayları
• Değişiklik ve iptal onay mesajları
• Tekrarlayan seans ve paket mesajları
• Sektörlere göre randevu onay mesajları
• SMS, WhatsApp ve e-posta için uyarlama
• Otomatik onay akışı nasıl kurulmalı?
• KVKK ve hassas randevu bilgileri
• Kullanılmaması gereken mesajlar
• Göndermeden önce kontrol listesi

Randevu onayı, talep ve hatırlatma arasındaki fark

Bu üç mesaj benzer görünür ancak takvimde farklı olayları temsil eder:

“Talebiniz alındı” ile “randevunuz onaylandı” aynı anlama gelmez. Personel veya uzman onayı gereken bir sistemde talebi kesin randevu gibi göstermek, aynı saatin iki kişiye ayrılmasına yol açabilir.

Hatırlatma mesajları için randevu hatırlatma SMS örnekleri rehberini kullanın. Bu sayfanın odağı, randevu işleminden sonra oluşan onay kaydıdır.

Onay mesajında hangi bilgiler bulunmalı?

İyi bir randevu onay mesajı en az şu bilgileri içerir:

• [Ad]: Müşteri veya danışanın adı
• [İşletme]: İşletme, kurum ya da uzman adı
• [Tarih]: Gün, ay ve mümkünse haftanın günü
• [Saat]: Saat ve dakika
• [Konum]: Gerekliyse şube veya yol tarifi
• [Bağlantı]: Online görüşme, iptal veya değişiklik bağlantısı
• [Telefon]: Destek alınabilecek numara

Tarihi “yarın” şeklinde yazmak yerine “3 Eylül Perşembe” biçiminde açıkça belirtin. Kullanıcı mesajı geç okursa göreli tarihler yanlış anlaşılabilir.

Her mesajda bir ana durum ve bir ana eylem gösterin. Randevu onayının içine kampanya, yorum isteği ve sosyal medya çağrısı eklemeyin.

Yeni randevu onay mesajları

Yeni randevu mesajı, takvim kaydından hemen sonra gönderilir. İşletme adı, tarih ve saat kısa metinde bile görünmelidir.

1. Standart randevu onayı

Merhaba [Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuz oluşturuldu. Değişiklik için bu mesaja yanıt verebilirsiniz. — [İşletme]

2. Kısa randevu oluşturuldu mesajı

[İşletme]: Randevunuz [Tarih] saat [Saat] için onaylandı. İletişim: [Telefon]

3. Telefonla alınan randevu onayı

Merhaba [Ad], telefon görüşmemizde planladığımız randevunuz [Tarih] saat [Saat] için takvime kaydedildi. — [İşletme]

4. DM üzerinden alınan randevu onayı

Merhaba [Ad], görüşmemize göre [Tarih] saat [Saat] randevunuzu oluşturduk. Konum ve değişiklik bilgileri: [Bağlantı]

5. Personel bilgili onay

Merhaba [Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuz [Uzman/Personel] ile oluşturuldu. — [İşletme]

Hizmet adı veya personel bilgisi mahremiyet açısından gereksizse bu değişkeni kaldırın. Kullanıcı, kilit ekranında görünen mesajı başkalarıyla paylaşmak istemeyebilir.

Katılım teyidi isteyen mesajlar

“Randevunuz oluşturuldu” bildirimi tek yönlüdür. Katılım teyidi ise müşteriden yanıt ister ve yanıtın takvim durumunu değiştirmesi gerekir.

6. EVET ile teyit mesajı

Merhaba [Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuzu teyit etmek için EVET yazabilirsiniz. Değişiklik için DEĞİŞİKLİK yazın. — [İşletme]

7. Numaralı seçenek mesajı

[Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuz için 1: Katılacağım, 2: Tarihi değiştirmek istiyorum. — [İşletme]

8. Bağlantı ile teyit

Merhaba [Ad], randevunuz [Tarih] saat [Saat] için ayrıldı. Onaylamak veya değiştirmek için: [Bağlantı]

Yanıtları sistem veya personel takip etmiyorsa müşteriden teyit istemeyin. “EVET” cevabı geldikten sonra hiçbir işlem yapılmaması, onay durumunu belirsiz bırakır.

Online ve yüz yüze randevu onayları

Online görüşmede bağlantı ve saat dilimi; yüz yüze görüşmede ise doğru şube önemlidir. Kişiye özel toplantı bağlantılarını genel bağlantılarla karıştırmayın.

9. Online randevu onayı

Merhaba [Ad], online görüşmeniz [Tarih] saat [Saat] için oluşturuldu. Katılım bağlantısı: [Bağlantı] — [İşletme]

10. Bağlantısı daha sonra gönderilecek görüşme

Merhaba [Ad], online randevunuz [Tarih] saat [Saat] için onaylandı. Katılım bağlantısını görüşme öncesinde paylaşacağız. — [İşletme]

11. Şube ve konum bilgili onay

[Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuz [Şube] şubemizde oluşturuldu. Yol tarifi: [Bağlantı]

12. İlk ziyaret için onay

Merhaba [Ad], ilk randevunuz [Tarih] saat [Saat] için oluşturuldu. Lütfen [Süre] dakika önce gelin. Konum: [Bağlantı]

Yalnızca gerçekten gereken hazırlık bilgisini ekleyin. Ayrıntılı form, tıbbi hazırlık veya belge listesini güvenli bir kullanıcı panelinde sunmak daha uygun olabilir.

Değişiklik ve iptal onay mesajları

Takvim değiştiğinde eski ve yeni saati birbirinden açıkça ayırın. İptal talebi alınmış fakat henüz işlenmemişse “iptal edildi” yerine “talebiniz alındı” yazın.

13. Tarih değişikliği onayı

Merhaba [Ad], randevunuz [Eski Tarih/Saat] yerine [Yeni Tarih] saat [Yeni Saat] olarak güncellendi. — [İşletme]

14. İptal işlemi onayı

Merhaba [Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuz talebiniz üzerine iptal edildi. Yeni randevu için: [Bağlantı]

15. İptal talebi alındı mesajı

Merhaba [Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuz için iptal talebinizi aldık. İşlem tamamlandığında ayrıca bilgi vereceğiz. — [İşletme]

İptal ile yeniden planlamayı aynı işlem olarak kaydetmeyin. Bu iki durumun takvim ve raporlama sonuçları farklıdır.

Tekrarlayan seans ve paket mesajları

Tekrarlayan randevularda yalnızca ilk tarihi bildirmek yetersiz kalabilir. Kullanıcıya bütün seri için mi, tek seans için mi onay verdiğini açıkça gösterin.

16. Tekrarlayan randevu serisi

Merhaba [Ad], [Başlangıç Tarihi] itibarıyla her [Gün] saat [Saat] için [Seans Sayısı] randevu oluşturuldu. Tüm tarihleri görüntüleyin: [Bağlantı]

17. Paket içindeki yeni seans

[Ad], paketiniz kapsamındaki yeni randevunuz [Tarih] saat [Saat] için oluşturuldu. Kalan seans bilgisi: [Bağlantı]

18. Grup veya sınıf kaydı

Merhaba [Ad], [Program] kaydınız [Tarih] saat [Saat] için onaylandı. Katılım bilgileri: [Bağlantı] — [İşletme]

Kalan seans veya ödeme bilgisi hassas görünüyorsa mesajda doğrudan yazmayın. Kimlik doğrulaması gerektiren bir panel bağlantısına yönlendirin.

Sektörlere göre randevu onay mesajları

Aynı temel şablonu sektörün diline göre uyarlayabilirsiniz. Ancak kişiselleştirme, gereksiz özel bilgi paylaşmak anlamına gelmez.

Diyetisyen veya sağlık profesyoneli:

Sayın [Ad], [Tarih] saat [Saat] için [Uzman/Kurum] randevunuz oluşturuldu. Değişiklik için: [Telefon]

Psikolog veya hassas hizmet sunan uzman:

Merhaba [Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuz planlandı. Sorularınız için bu mesaja yanıt verebilirsiniz. — [Uzman/Kurum]

Fizyoterapist:

Merhaba [Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuz oluşturuldu. Konum ve randevu işlemleri: [Bağlantı]

Güzellik salonu veya kuaför:

Merhaba [Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuz [Personel] ile oluşturuldu. Değişiklik için bize yazabilirsiniz. — [İşletme]

Eğitmen veya danışman:

Merhaba [Ad], birebir görüşmemiz [Tarih] saat [Saat] için planlandı. Katılım bilgileri: [Bağlantı]

Sektörel şablon, genel 18 örnekten seçtiğiniz metnin yerine değil; tonunu ve değişkenlerini ayarlamak için kullanılmalıdır.

SMS, WhatsApp ve e-posta için uyarlama

Mesajın özü aynı kalsa da kanalın teknik yapısı değişir.

SMS kısa olmalı ve göndereni açıkça tanıtmalıdır. GSM 7-bit karakter setinde 160 karakter yaygın sınırdır; başka karakter setleri ve birleştirilmiş SMS kullanımı segment sayısını değiştirebilir. Teknik çerçeve RFC 5724 içinde açıklanır. Gerçek değişkenlerle sağlayıcı panelinde test yapın.

WhatsApp yanıt, bağlantı ve butonlu akışlara uygundur. WhatsApp'a özel randevu konuşmaları için 25 WhatsApp randevu mesajı örneği rehberini inceleyin.

E-posta konu satırı, daha ayrıntılı konum, takvime ekleme ve değişiklik bağlantıları için daha geniş alan sunar. Saat dilimini özellikle online ve uluslararası görüşmelerde belirtin.

Otomatik onay akışı nasıl kurulmalı?

Otomasyon, yalnızca mesaj göndermekten ibaret değildir. Mesajdaki durum ile takvimdeki durum aynı olmalıdır.

1. 1. Adım: Sistem randevu talebi ile kesinleşmiş randevuyu ayırır.
2. 2. Adım: Doğru müşteri, tarih, saat ve şube değişkenlerini doldurur.
3. 3. Adım: Onay mesajını yalnızca takvim kaydı başarıyla oluştuğunda gönderir.
4. 4. Adım: Müşterinin teyit veya değişiklik yanıtını randevuya bağlar.
5. 5. Adım: Tarih değiştiğinde eski bildirimi geçersiz kılar.
6. 6. Adım: Başarısız ve mükerrer gönderimleri personele gösterir.

Gelen yanıtları yalnızca mesaj kutusunda bırakmayın. Onaylandı, değişiklik istendi ve iptal edildi durumları takvimde ayrı kayıtlara dönüşmelidir. Tüm akışı planlamak için online randevu sistemi rehberini kullanabilirsiniz.

KVKK ve hassas randevu bilgileri

Randevu mesajında ad, telefon, tarih ve işletme bilgisini işlersiniz. Sağlık alanında kurum veya klinik birimi bilgisi bile kişinin sağlık durumuna ilişkin çıkarım yaratabilir. KVKK'nın özel nitelikli kişisel veriler rehberi, randevu alınan klinik veya birim bilgisinin bağlama göre sağlık verisi olabileceğini açıklar.

Bu nedenle:

• Tanı, test, tedavi veya şikâyet bilgisini yazmayın.
• Gerekmiyorsa hizmet ve klinik birimi adını çıkartın.
• Numaranın güncel ve doğru kişiye ait olduğunu doğrulayın.
• Mesaj ve yanıt kayıtlarına personel erişimini sınırlandırın.
• Pazarlama iznini randevu hizmetinin şartı hâline getirmeyin.
• Kampanyaları işlem bildirimlerinden ayrı yönetin.

KVKK Kurulunun bir sağlık kuruluşuna ilişkin kararında, randevu bilgilerinin gönderilmesi ile tanıtım amaçlı iletişimin farklı işleme amaçları olarak ele alındığı görülür. KVKK 2023/692 sayılı karar özeti, aydınlatma ve pazarlama rızasının ayrıştırılmasının önemini gösterir.

Kullanılmaması gereken mesajlar

Onay mesajı, sağlık veya ticari sonuç vaat etmemelidir.

Kaçının:

Randevunuz onaylandı! Bu seansla ağrılarınız kesin bitecek. Arkadaşınızı getirirseniz %20 indirim kazanacaksınız.

Tercih edin:

Merhaba [Ad], [Tarih] saat [Saat] randevunuz oluşturuldu. Değişiklik için bu mesaja yanıt verebilirsiniz. — [İşletme]

Şu hataları da temizleyin:

• Talep alınmışken “onaylandı” yazmak
• İşletme adını belirtmemek
• Eski ve yeni tarihi karıştırmak
• Yanıtları işlemeyen bir kanalda teyit istemek
• Sağlık ayrıntısı veya özel dosya bilgisi paylaşmak
• Randevu mesajına kampanya eklemek
• Çalışmayan veya şüpheli bağlantı göndermek
• “KVKK uyumludur” şeklinde koşulsuz garanti vermek

Göndermeden önce kontrol listesi

• Randevu gerçekten takvime kaydedildi mi?
• Mesaj, talep ve kesin onay durumunu doğru anlatıyor mu?
• Ad, tarih, saat ve şube değişkenleri dolu mu?
• Saat dilimi gerekiyorsa belirtildi mi?
• İptal ve değişiklik yolu çalışıyor mu?
• Gelen yanıtlar takvimde durum değiştiriyor mu?
• Hassas ve gereksiz bilgiler çıkarıldı mı?
• Kampanya içeriği ayrı tutuldu mu?
• Mükerrer mesaj engelleniyor mu?
• Test mesajı farklı cihazlarda kontrol edildi mi?

Bu 18 randevu onay mesajı örneğinden işlem durumunuza uygun olanı seçin. Metni işletme dilinize uyarlayın, gerçek randevu bilgileriyle test edin ve takvim ile mesaj durumunu daima eşleştirin.